Документы временного хранения оставляют на складах до 10 лет, а затем необходимость в них отпадает, поэтому прием архивов на макулатуру — быстрый способ освободить пространство под новые бумаги. Выбрасывать в мусорный контейнер — не лучшая идея: нельзя оставлять возможность восстановить информацию, поскольку ее нужно безвозвратно ликвидировать.

Уничтожение архивов предприятий с истекшим сроком хранения

Стопки бумаг форматом А4 и А3 — наиболее распространенный вид документов, которые однажды теряют свою актуальность. На таких носителях хранится разнообразный вид информации.

Типы документации:

• бухгалтерская;
• распорядительная;
• кадровая;
• эксплуатационная.

Любая компания вынуждена заниматься делопроизводством, и хотя в последние десятилетия все больше информации превращается в электронный формат, однако старые архивы никуда не исчезают. Они ждут своего часа, а некоторые документы разрешено утилизировать лишь через 75 лет. 

К этой группе относятся документы о трудовой деятельности и стаже: делопроизводство до 01.01.2003 года как раз подпадает под эти требования. Сведения о несчастных случаях на производстве также остаются в неизменном виде относительно долго — 45 лет.

Документы с малым сроком хранения:

• счета-фактуры — 4 года;
• налоговые декларации всех видов — 5 лет;
• расчеты по страховым взносам — 5 лет;
• расчеты по форме 4-ФСС — 6 лет.

Список очень большой, и каждый вид документов становится ненужным через определенное количество лет. 

Гарантии уничтожения материалов: стоит ли доверять?

Ликвидация документов — щепетильная тема для многих компаний, поэтому утилизация архивов может быть выполнена в присутствии заказчика. Не все фирмы готовы верить на слово исполнителям, требуя от них гарантий безвозвратного исчезновения информации (особенно при повышенной степени секретности). Исполнитель, стремясь убедить клиента, выдает по требованию предприятия важный документ — гарантийное письмо о конфиденциальности, в котором подтверждается факт переработки архивов.

Прозрачный контроль за уничтожением материалов — один из способов, который снимает недоверие и точно сохраняет коммерческую (или иного вида) тайну. Персональные сведения о сотрудниках не должны попасть в руки третьих лиц без их согласия. 

Альтернатива сдачи архивов в макулатуру является химическая обработка, однако затраты на выполнение процесса высоки. 

Другие способы, которые требуют ресурсов (расходов):

• шредирование — измельчение;
• сжигание.

Компании, которые занимаются переработкой вторсырья, еще и платят за прием бумажных отходов, поэтому этот метод более удобен и выгоден.

• Факт. Перед отправкой документов на макулатуру нужно составить акт, подтверждающий передачу бумаг (с перечнем уничтожаемых документов). От фирмы, которая занимается переработкой вторсырья, также нужно взять отчет о принятом грузе. Если в будущем произойдет проверка, то фирма подтвердит, что все сделало в рамках закона.

Быстрая утилизация архивов в Барнауле

«Макулатура22» предлагает отдать на переработку бумажные документы, которые перестали быть нужными. Когда срок хранения вышел, их лучше отдать нашей компании, которая подарит им вторую жизнь — из вторсырья создадут новые изделия из бумаги.

1.    привозите в пункт приема;
2.    заказывайте вывоз нашими грузчиками (приедут на авто с весами).

Конечно, можно сжечь или закопать груз, который стал хламом, однако лучше не загрязнять окружающую среду. Сдать на утилизацию архивы — более удобное решение, не придется даже напрягаться! «Макулатура22» все сделает за вас!